SIKLUS PEMBELIAN

Siklus pembelian adalah suatu proses pertukaran barang dan jasa tertentu yang melibatkan perusahaan dan pemasok / supplier / vendor. Pembelian mempunyai siklusnya sendiri, yang secara fungsi tidak jauh berbeda dengan siklus penjualan, yaitu dimulai dari pesanan atas barang dan jasa dari perusahaan kepada pemasok, kemudian dilakukan pengiriman barang, d ilanjutkan dengan tagihan yang diberikan pemasok keperusahaan sampai kepada proses pembayarannya. Ada 5 aktivitas dasar dari sistem pembelian, yaitu :

1. Requesting the Purchase of needed goods
2. Ordering goods to be purchased
3. Receiving ordered goods
4. Approving vendor invoice for payment
5. Paying for goods purchased

Dalam siklus pembelian, membutuhkan 4 bagian, yaitu :

1. Supplier
2. Pembelian
3. Gudang
4. Pimpinan

Data yang dibutuhkan dan dihasilkan dalam proses pembelian adalah :

1. Daftar macam-macam barang
2. Daftar barang yang dipilih
3. Daftar harga dan barang yang ditawar
4. Daftar harga barang
5. Surat Perjanjian kredit
6. Surat Penutupan Barang
7. Buku Besar Utang
8. Surat Jalan
9. Surat Penerimaan Barang
10. Nota Pembayaran
11. Jurnal Pembelian dan Data Persediaan Barang

Job Description masing-masing bagian dalam proses pembelian adalah :

1. 1. Supplier

• Menawarkan barang / produk yang dijual kepada perusahaan
• Melakukan penawaran harga sesuai yang diinginkan konsumen
• Membuat surat perjanjian utang (kredit) dan nota pembayaran (tunai)
• Mengirim barang yang dipesan dan membuat surat jalan

2. 2. Bagian Pembelian

• Memeriksa daftar barang yang dipilih oleh bagian gudang
• Melakukan pembelian barang secara tunai dan kredit
• Melakukan penawaran harga kepada supplier dan perjanjian cara pembayaran
• Membuat buku besar utang ( pembelian kredit)
• Membuat surat penutupan barang (SPB)
• Melakukan pembayaran atas pembelian tunai
• Membuat jurnal pembelian dan data persediaan barang

3. 3. Bagian Gudang

• Memilih barang yang dibutuhkan dan membuat daftar untuk diserahkan ke bagian pembelian
• Menerima, menimbang, dan memeriksa kesesuaian barang
• Membuat surat penerimaan barang

4. 4. Pimpinan

• Menerima surat-surat dan laporan dari masing-masing bagian di perusahaan
• Membuat kebijakan yang dapat memperkecil biaya pembelian
• Mengawasi kegiatan operasional perusahaan